بسمه تعالی

به منظور آگاه سازی دفاتر خدمات زیارتی از نحوه توزیع و تخصیص گروههای عمره و عتبات عالیات عراق، فرایند یاد شده ذیلا جهت اطلاع توضیح داده می شود:

تذکر1: آندسته از دفاتر خدمات زیارتی در فرایند توزیع و تخصیص شرکت داده می شوند که مجوز زیارتی آنان فعال و دارای مدیر و مدیر فنی و برای تخصیص گروه عتبات شماره حساب کارگزاری عتبات نیز داشته باشند و هم چنین حوزه فعالیت مرتبط با سهمیه ی آن دفتر نیز فعال باشد. به عبارت دیگر اگر در شهری دفتر زیارتی موجود باشد ولی مجوز زیارتی آن فعال نباشد (مجوز تمدید نشده باشد یا در حالت تعلیق باشد و یا اینکه لغو مجوز شده باشد) یا دارای مدیر یا مدیر فنی معرفی شده در سامانه کارگزاران نباشد و یا شماره حساب کارگزاری ویژه عتبات نداشته باشد در اینصورت آن دفتر در توزیع و تخصیص شرکت داده نخواهد شد و به عبارت دیگر در آن دوره از سهمی برخوردار نمی شود.

از اینرو توصیه می شود دفاتر خدمات زیارتی حداقل 45 روز قبل از انقضای مهلت مجوز زیارتی نسبت به تمدید آن اقدام نمایند.

تذکر2: توزیع سهمیه ها به صورت شهری انجام می شود یعنی ابتدا گروههای موجود در استان به تناسب زائران ثبت نامی هر شهر به شهرهای مورد نظر اختصاص داده می شود و سپس گروههای تخصیص داده شده به هر شهر بین دفاتر زیارتی همان شهر توزیع می گردد.

فرایند توزیع و تخصیص گروههای عمره و عتبات عالیات عراق:

1-      ابتدا سهم هر دفتر زیارتی براساس فرمول ذیل مشخص :

1-1-          سهم دفتر زیارتی = (ضریب زائر امتیاز * امتیاز دفتر) ± بدهکاری بستانکاری دفتر

1-2-          ضریب زائر امتیاز = جمع زائران تمام گروه های تخصیص داده شده به آن شهر / جمع امتیاز دفاتر شهر

2-      گروههای تخصیص داده شده در هر شهر براساس سهم دفاتر زیارتی بین آنها توزیع می گردد. سعی شده است در توزیع گروهها حتی المقدور فاصله زمانی بین گروهها و هم چنین برای گروههای عمره تناوب مقصد جده / مدینه و برای گروههای عتبات عالیات عراق تناوب سفر هوائی / زمینی رعایت گردد. بدیهی است به دلیل عدم توازن گروهها از حیث جده / مدینه (برای عمره) یا هوائی / زمینی (برای عتبات) رعایت این گزینه به طور دقیق و کامل مقدور نمی باشد و در جائی که سیستم نتواند این گزینه را رعایت نماید از اولین گروه در دسترس به دفتر مورد نظر تخصیص می دهد.

3-      پس از اتمام فرایند توزیع و تخصیص میزان بدهکاری و بستانکاری هر دفتر مشخص و در صفحه سهمیه دفاتر نمایش داده می شود.

لازم به توضیح است چنانچه از سوی دفتر حج و زیارت استان به دفتری خارج از فرایند سیستمی گروه اضافه تخصیص داده شود یا کمتر از سهم آن دفتر گروه تخصیص دهد سیستم به طور خودکار در میزان بدهکاری و بستانکاری دفتر لحاظ خواهد نمود و در مرحله بعدی توزیع و تخصیص سهمیه محاسبه می نماید.

در خاتمه یادآوری می نماید فرایند فوق الذکر در هر بار توزیع و تخصیص خواه زمانیکه چند گروه به چند دفتر زیارتی تخصیص داده می شود و یا زمانیکه یک گروه به یک دفتر زیارتی تخصیص داده می شود تکرار می گردد و وضعیت دفاتر و امتیاز آنان در همان لحظه محاسبه و در نظر گرفته می شود.