مقرر گردیده است برای کلیه دفاتر خدمات زیارتی اعم از دارندگان مجوز زیارتی بند «پ» و مجوز زیارتی قبل از مصوبه هیأت وزیران پروانه مجوز فعالیت دفتر خدمات زیارتی صادر گردد، از اینرو فرآیند مکانیزه تمدید مجوز زیارتی دفاتر خدمات زیارتی در سامانه جامع کارگزاران تکمیل و آماده بهره­برداری می­باشد و به کلیه دفاتر خدمات زیارتی دسترسی لازم جهت ثبت درخواست تمدید مجوز زیارتی داده شده است. لذا منبعد کلیه دفاتر خدمات زیارتی اعم از دارندگان مجوز زیارتی بند «پ» و یا مجوز زیارتی قبل از مصوبه هیأت وزیران می­بایست از یکماه قبل از انقضای مهلت مجوز زیارتی، درخواست تمدید مجوز نمایند و عدم ثبت درخواست تمدید مجوز زیارتی باعث غیرفعال شدن مجوز دفتر خواهد شد.

برای ثبت درخواست تمدید مجوز زیارتی دقت در رعایت نکات ذیل مورد تقاضا است :

1-   یکماه قبل از انقضای مجوز زیارتی دفاتر، به طور خودکار پیامی از سیستم به کارتابل مدیر دفتر ارسال می­شود که مجوز زیارتی شما روبه انقضا می­باشد و نسبت به درخواست تمدید مجوز زیارتی اقدام نمایید.

2-   زمان درخواست تمدید مجوز از یکماه قبل از انقضای مجوز می­باشد و قبل از آن، از ثبت درخواست خودداری گردد.

3-   برای کلیه دفاتر خدمات زیارتی که دارای مجوز قبل از مصوبه هیأت وزیران می­باشند تاریخ انقضای مجوز زیارتی آنان 29/12/1389 ثبت شده است و بالطبع چنانچه همگی برای درخواست تمدید مجوز منتظر فرارسیدن موعد یاد شده (یکماه قبل از انقضا) بمانند، همزمانی تعداد درخواست ها بسیار زیاد خواهد شد و ضمن افزایش حجم درخواست ها زمان تمدید مجوز نیز به درازا خواهد کشید. لذا شایسته است طی برنامه­ریزی که توسط مدیریت محترم حج و زیارت استان مربوطه صورت می­پذیرد، این دسته از دفاتر از هم اکنون نسبت به ثبت درخواست خود اقدام نمایند تا درخواست­ها و به دنبال آن فعالیت مرتبط با آن در حوزه کاری دفتر حج و زیارت استان و اداره کل فنی و امور کارگزاران در طول سال توزیع شود.

4-   ضرورت دارد کلیه دفاتر خدمات زیارتی که درخواست تمدید مجوز زیارتی آنان تا کنون و به صورت مکتوب به اداره کل فنی و امور کارگزاران ارسال شده و مجوز آنان صادر نشده است، حتماً از طریق سامانه نیز درخواست خود را ثبت نمایند در غیر این صورت اقدامی صورت نخواهد پذیرفت مضافاً اینکه منبعد نیز از ارسال درخواست تمدید مجوز خارج از فرایند سامانه کارگزاران خودداری شود، زیرا اقدامی صورت نخواهد پذیرفت.

دفاتر خدمات زیارتی برای ثبت درخواست تمدید مجوز زیارتی در سامانه جامع کارگزاران می بایست به شرح ذیل اقدام نمایند:

1-  ثبت درخواست تمدید مجوز زیارتی از طریق منوی دفاتر / درخواست تمدید مجوز زیارتی.

2- ثبت عکس مدیر دفتر خدمات زیارتی برابر شرایطی که در صفحه «ارسال عکس» اعلام شده است. تأکید می­گردد این عکس در لوح زیارتی چاپ می­گردد؛ لذا دقت لازم در رعایت نکاتی که ذکر شده است ضروری می­باشد.

3- سپس با استفاده از دکمه­ی ادامه وارد صفحه وضعیت مکان دفتر ­شود. در این صفحه متقاضی اعلام می­کند که مکان دفتر تغییر کرده است یا خیر

4- چنانچه گزینه «متقاضی تغییر مکان دفتر می­باشد» را انتخاب و ثبت نماید با استفاده از دکمه ادامه وارد صفحه آدرس دقیق پستی محل دفتر می­شود. در این صفحه می­بایست آدرس دقیق مکان جدید پیشنهادی دفتر را ثبت نماید تا بازرس استان با استفاده از این آدرس برای بازرسی از مکان دفتر مراجعه نماید.

5- سپس با استفاده از دکمه ادامه وارد صفحه «مشخصات مکان دفتر» ­شود. در این صفحه می­بایست کلیه اطلاعات درخواستی را به طور کامل و دقیق ثبت نماید.

توضیح: چنانچه مکان دفتر تغییر ننموده باشد نیاز به طی مراحل 1-4 و 1-5 نخواهد بود.

پس از آنکه مراحل ثبت درخواست دفتر زیارتی به پایان رسید دفتر حج و زیارت استان مربوطه اقدامات بعدی را انجام و نهایتا پس از بررسی لازم توسط اداره کل فنی و امور کارگزاران لوح زیارتی صادر و به دفتر حج و زیارت استان ارسال می شود تا دفتر حج استان در قبال دریافت رسید، لوح را تحویل دفتر زیارتی نماید.