تکمیل فرآیند ثبت نام حج تمتع 97 و تحویل اسناد ودیعه گذاران از مدیران کاروان ها و راستی آزمایی آن ها توسط بانک ملی ایران، در دو مرحله به شرح زیر انجام می پذیرد.

1-تحویل اسناد ودیعه گذاران به دفتر حج و زیارت استان توسط مدیر کاروان.

2-تحویل اسناد مذکور به شعبه مرکزی بانک ملی ایران در مرکز استان توسط دفتر حج و زیارت استان.

اجرای بند اول با ترتیب زیر انجام خواهد پذیرفت.

1. مرتب سازی اسناد ودیعه بر اساس کدزائری توسط کاروان

2. تحویل اصل اسناد به دفتر حج و زیارت استان توسط کاروان

3. بررسی لیست و تطابق اطلاعات زائران و تایید سیستمی در سامانه حج کاروان(Hajkarevan.haj.ir) در منوی " تایید دریافت اسناد حج تمتع" توسط استان

4. بررسی اطلاعات ثبت شده در سیستم( اطلاعاتی که توسط کاروان ثبت شده است) و اطلاعات بانکی اسناد (اطلاعاتی که قبلا توسط شعب بانک برای هر سند ثبت شده است) و تطابق آن ها با اصل سند برای زائرانی که فاقد تاییدیه ثبت احوال هستند، توسط استان. این عملیات با ورود به منوی "افرادی که تاییدیه ثبت احوال ندارند" قابل انجام است.

5.  در صورتی که بررسی اطلاعات در بند قبل از نظر استان مشکلی نداشت، اطلاعات ثبت شده توسط کاروان مورد تأیید استان قرار می گیرد، در غیر این صورت، مراتب باید بر اساس مدارک هویتی زائر از قبیل اصل شناسنامه و کارت ملی مورد بررسی دقیق تر قرار گیرد.

6. در صورت عدم رفع مشکل در بند 5، می بایست مراتب به انضمام مدارک به دفتر بودجه، تحول  اداری و فناوری اطلاعات اعلام گردد.

• تذکر1 : غالبا مواردی که در رابطه با بند 5 اتفاق می افتد، توسط کاروان و نظارت استان قابل حل است. مثلا در این مرحله یکی از بیشترین نمونه مغایرت ها مربوط به سند های انتقالی می باشد که در اصل سند نام فروشنده درج شده است در حالیکه این انتقال بصورت صلح نامه انجام گرفته ولی هنوز در سامانه نقل و انتقال حج تمتع و بانک ثبت نگردیده است. در این شرایط باید انصراف زائر توسط کاروان ثبت و زائر نسبت به انجام روال نقل و انتقال راهنمایی گردد.

     در این مرحله، اسناد ودیعه که می تواند در چند نوبت به استان تحویل شود، نزد استان محفوظ خواهد بود. در هر نوبت لیستی از اسناد تحویلی با مهر و امضای استان در اختیار کاروان قرار خواهد گرفت.

فرآیند مرحله دوم تکمیل ثبت نام حج تمتع پس از هماهنگی با بانک ملی اعلام خواهد شد.

شایان ذکر است ارسال اطلاعات زائر برای اخذ ویزا به استان، منوط به تأیید اسناد ودیعه و تحویل آن توسط استان می باشد.

با توجه به فرآیند اعلامی در ثبت نام حج تمتع 97 و عدم نیاز مراجعه متقاضیان به بانک عامل، لازم است مدیران محترم کاروان ها نسبت به جمع آوری اسناد، سپس پانچ سند و همچنین ممهور نمودن اسناد با عنوان "باطل شد" اقدام نمایند. ضمناً پس از انصراف متقاضی از اعزام، اصل سند که ممهور به مهر ابطال و پانچ شدگی است نبایستی به متقاضی تحویل گردد.