مروری بر اهم اقدامات سازمان حج و زیارت // گزارش شماره 1

معرفی سامانه ها و پروژه های فناورانه سازمان حج و زیارت/چشم انداز پیش رو برای تسهیل امور خدمت رسانی به زائران و کارگزاران

مدیرکل دفتر طرح و برنامه و فناوری اطلاعات امنیت فضای مجازی سازمان حج و زیارت از طراحی، تهیه، تولید، بروز رسانی و اجرای پروژه ها و سامانه های متعدد در اداره کل متبوع خود خبرداد و تاکید کرد: تمامی این برنامه ریزی ها موجب تسهیل امور خدمت رسانی به زائران، کارگزاران و دست اندرکاران اجرایی خواهد شد.

به گزارش روابط عمومی سازمان حج و زیارت؛ طی یکسال اخیر بروز بحران جهانی کرونا، مشکلات متعددی برای تمامی کشورها بدنبال داشته که از آن جمله می توان به آسیب های اقتصادی و اجتماعی و...اشاره کرد.

یکی از همین آسیب ها، تعطیلی سفرهای زیارتی طی ماههای گذشته بوده که بسیاری از مشتاقان این سفرهای معنوی(اعتاب مقدسه و حج) و همچنین دست اندرکاران(کارگزاران) را با دغدغه های زیادی مواجه کرده است.

در این میان سازمان حج و زیارت و بعثه مقام معظم رهبری به عنوان متولی کارهای اجرایی و فرهنگی زائران ، این بحران و تهدید را به فرصتی بی بدیل برای بهبود روند خدمت رسانی به جامعه هدف خود تبدیل کرده و با روحیه ای تازه نفس ،چشم انداز پیش رو برای از سرگیری اعزام های زائران را تبیین نموده اند.

در همین راستا اقدامات بسیار کاربردی در جهت ارتقا سطح خدمت رسانی به زائران و جامعه هدف یعنی کارگزاران و دست اندرکاران اجرایی و ...، با نگاه بهبود وضعیت جاری و روند اجرایی سفرهای زیارتی انجام گرفته که بی شک منتهی به پویایی ،پیشرفت و استحکام برنامه های مدنظر خواهد شد.

به همین مناسبت بخشی از  برنامه های معاونت ها و ادارات پرتلاش این سازمان که منجر به بهبود روند اجرایی با نگاه آسیب شناسی در سنوات گذشته و ارتقا خدمت در سنوات پیش رو خواهد شد، معرفی می شود.

اداره کل دفتر طرح و برنامه و فناوری اطلاعات امنیت فضای مجازی سازمان حج و زیارت به عنوان یکی از بخش های تاثیرگذار در ارتقا کیفیت خدمت به زائران، کارگزاران و کارکنان توانسته در ماههای اخیر و با توجه به تجربیات شایان گذشته و چشم انداز پیش رو گام های موثری بردارد و تهدیدها را به فرصت تبدیل نماید.

مهران فرشید مدیرکل دفتر طرح و برنامه و فناوری اطلاعات امنیت فضای مجازی سازمان حج و زیارت در گفت گویی به تشریح و تبیین بخشی از این اقدامات که شامل طراحی، تهیه، اصلاح، بروز رسانی و اجرای پروژه ها و سامانه های فناورانه می باشد، و هدف از این کار را بهبود روند امور اجرایی برای جامعه هدف و تسهیل امور در راستای دولت الکترونیک و خدمت رسانی هر چه بهتر، بیشتر، سریع تر و آسان تر به متقاضیان عنوان می نماید که موجب کاهش حداکثری تردهای غیرضرور می گردد.

هدف ما رسیدن به سازمانی هوشمند با بیشترین خدمت رسانی

با توجه به شیوع بحران کرونا و از طرفی تعطیلی موقت سفرهای زیارتی توانستیم در این اداره کل برنامه های متعددی را برای ارتقا روند خدمت رسانی به متقاضیان دنبال کنیم.

یکی از مهمترین اهداف ما ایجاد رضایتمندی در جامعه هدف و دست یافتن به یک سازمان هوشمند با نگاه اهداف دولت الکترونیک بوده که توانستیم تا حدود زیادی به این مهم نزدیک شویم.

این هدف گذاری برای زائران، کارگزاران و حتی دست اندرکاران  سازمان انجام گرفته و بدین معنی است که بهترین خدمات در شرایط مختلف با کمترین تردد و ایجاد زحمت به جامعه هدف انجام گیرد.

سازمان حج و زیارت در دهه گذشته در حوزه فناوری اطلاعات عملکرد قابل قبولی را گذرانده و گام های موثری در راستای خط مشی تبیین شده برداشته که کسب رتبه قابل قبول در دولت الکترونیک نشان از تلاش های بی وقفه همه همکاران مربوطه از گذشته تاکنون دارد.

بخشی از این اقدامات شامل ؛ راه اندازی شبکه اجتماعی مستقل سازمان )در حال نهایی شدن) ، راه اندازی سامانه جامع اسکان(درحال اجرا) ، راه اندازی داشبورد الکترونیکی مدیریت(در حال اجرا) ، راه اندازی گزارش ساز پویا(درحال اجرا) ، راه اندازی سامانه جامع بهبود فرآیندهای اجرایی سازمان(درحال اجرا)،  سامانه جامع زیارت(در حال نهایی شدن) ، پلتفرم جامع موبایلی(درحال تهیه) ، راه اندازی سامانه ایثارگران(درحال اجرا) ، سامانه پرواز(درحال نهایی شدن) ، سامانه نقل (درحال تهیه) ، سامانه امداد(در حال تهیه) ، سامانه قربانی(درحال تهیه) ، مکانیزه کردن سیستم بودجه سازمان مبتنی برعملکرد، گواهینامه امنیتی شبکه و زیرساخت(درحال تهیه) ، مستند سازی و ارتقا زیرساخت و شبکه سازمان، اجرای یکپارچه نمودن احراز هویت کاربران، میزخدمت(در حال انجام و ارتقا)، سامانه تغذیه و تدارکات(در حال اجرا و ارتقا)، سامانه سماح(در حال اجرا و ارتقا)، سامانه بازرسی و ارزشیابی(در حال اجرا و ارتقا) است.

هر یک از این سامانه ها بدلیل نیازسنجی بخش های مربوطه شناسایی و اقدام شده که امیدواریم موجبات رشد و ارتقا کیفیت خدمت در واحد مربوطه را شاهد باشیم.

 راه اندازی شبکه اجتماعی مستقل سازمان حج و زیارت و ثمرات آن 

مدیرت دانش، تسهیل ارتباطات داخلی سازمانی، بهره گیری از داده های موجود، جمع شدن تمامی هماهنگی های داخل سازمانی و استانی و حتی ارائه نظام پیشنهادات در بستر این نرم افزار شبکه اجتماعی مستقل تجمیع می شود. در حال حاضر نیز اقدامات کارشناسی، پیش بینی تجهیزات مورد نیاز و... برای راه اندازی این نرم افزار انجام شده و در مرحله نهایی برای عملیاتی شدن است.

**بروز رسانی سامانه جامع اسکان یکی از مهمترین برنامه ها برای تسهیل امور اجرایی

سامانه جامع اسکان که با همت نیروهای توانمند داخلی و در ماههای گذشته طراحی، تهیه و اجرا شده یکی از مهمترین و بزرگترین سامانه های سازمان حج و زیارت محسوب می شود.

سامانه جامع اسکان جایگزین سامانه قدیمی قبل شده و با مکانیزمی جدید و با بهره گیری از یادگیری ماشین با الگوریتم های دقیق و محاسبه شده به فعالیت برای کاربران مربوطه می پردازد و در حال حاضر نیز در حال بهره برداری است.

از جمله اهداف راه اندازی این سامانه در راستای تسهیل امور اجاره مسکن برای زائران، کنترل و کاهش هزینه ها در مدیریت اسکان، ارائه تحلیل های دقیق در حوزه اسکان، نظم بخشی به بخش اسکان زائران، جلوگیری از هدر رفت زمان، چینش صحیح کاروان ها در هتل ها با توجه فرهنگ های متنوع زائران، ایجاد بانک اطلاعاتی و تحلیل و ....می باشد.

داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی نیز یکی از پروژه های داخلی سازمان محسوب می شود که در چند ماهه اخیر توسط متخصصین داخلی فناوری اطلاعات تولید و در حال  اجرا می باشد؛ این داشبورد موجب تصمیم سازی و تصمیم گیری هرچه بهتر،دقیق ترو سریع تر در تمامی نرم افزارها و اطلاعات می شود و امکان دسترسی به همه سامانه های مدنظر مدیریت را امکان پذیر خواهد کرد.

در داشبورد مدیریتی گزارش های آنلاین و دوره ای به لحاظ تصمیم سازی های دقیق و به موقع دست اندرکاران ارسال خواهد شد.

گزارش ساز پویا برای تصمیم گیری دست اندرکاران راه اندازی گردید

در گزارش ساز پویا همه داده های مورد نیاز کارشناسان و متخصصین به صورت جامع ارائه می شود تا منتج به گزارش های کاربردی برای تصمیم سازی و تصمیم گیری در خصوص ارائه خدمات هرچه بهتر شود.

راه اندازی سامانه فرآیندها

سامانه جامع بهبود فرآیندهای اجرایی سازمان نیز یکی از مهمترین سامانه هایی است که طی ماههای اخیر و همزمان با کارگروههای 21 گانه بازنگری و اصلاح فرآیندهای اجرایی توسط همکاران و متخصصین داخلی مورد بهره برداری قرار گرفته است.

این سامانه با توجه به منویات ریاست محترم سازمان و با هدف ارتقا کیفیت، افزایش سرعت، افزایش دقت و کاهش هزینه ها تهیه و تدوین شده و موجب تسهیل امور و برنامه ریزی کارگروههای مدنظر را فراهم آورده است.

این سامانه که در حال اجرا می باشد توانسته دانش ضمنی را به دانش آشکار تبدیل کند و همه اطلاعات لازم را در سیستم ثبت نماید.

دست اندرکاران می توانند از این سامانه بهترین بهره را در حوزه معماری سازمان، کنترل پروژه ها، بهره وری و .... ببرند و به نوعی یک سامانه پایه محسوب می شود و از موازی کاری ها کاسته می شود.

سامانه جامع زیارت گامی موثر در راستای خدمت رسانی به زائران

سامانه زیارت، پنجره ای است که نیازمندی های لازم از ابتدا تا انتهای خدمات به زائران را در برمی گیرد؛ در این سامانه سفرهای حج، عمره و اعتاب مقدسه وجود خواهد داشت و در حال حاضر موضوع عتبات عراق و سوریه بر روی این پنجره در حال پیگیری است و درحال تولید قسمت عتبات عالیات قرار دارد.

این سامانه جزو سامانه های بروز رسانی شده است و نسخه جدید آن در حال نهایی شدن می باشد.

این سامانه که گامی موثر در راستای خدمت رسانی به زائران می باشد موجب تسهیل امور خدمت رسانی به زائران می شود که امیدواریم هر چه زودتر سایر بخش های آن نیز نهایی شود.

پلتفرم جامع موبایلی چیست؟

پلتفرم موبایلی برنامه ای است که امکان دسترسی بخش های مورد نیاز تمامی سامانه های سازمان شامل بخش های کنترلی و مدیریتی که نیاز به موبایلی شدن داشته اند را در یک بستر مشخص و برای کاربران مربوطه در اختیار خواهد گذاشت.

سامانه ایثارگران

این سامانه نیز به سفارش واحد ایثاگران راه اندازی شده و تمامی امور مربوط به ایثارگران و سوابق آنها در سازمان حج و زیارت در آن ثبت و نگهداری  شده است .

سامانه پرواز

تمامی امور پرواز، صورت جلسات و توزیع و تخصیص پرواز و مدیریت ایستگاههای پروازی در سامانه پرواز گنجانده شده است؛ این سامانه نیز جزو سامانه های کاربردی و جدید محسوب می شود که موجب مدیریت صحیح پروازها به ویژه در کاروان های استانی و کاهش شکست کاروان ها «جداسازی کاروان ها»می شود و نظم و مدیریت بهتری را در این حوزه ایجاد خواهد کرد و گزارش های تحلیلی و کاربردی از آن استخراج خواهد شد.

سامانه نقل، امداد ، قربانی در خدمت بهبود کیفیت خدمت رسانی

واحدهای نقل، امداد و قربانی از جمله بخش هایی هستند که در سفر  حج تمتع مورد توجه جدی قرار دارند و در همین راستا برای بهبود و تسریع خدمت رسانی سامانه هایی برای این واحدها طراحی شده است.

طراحی این سامانه ها که موجب تسهیل امور خدمت رسانی به زائران می شود به اتمام رسیده و در مرحله تولید و نهایی شدن قرار دارد.

فعالیت سامانه نقل ترددی به صورت آنلاین و آفلاین

سامانه نقل ترددی شامل نقل ترددی، برون شهری و درون شهری است که به رصد و مانیتورینگ تمامی امور نقل زائران می پردازد و سامانه ای کاربردی به حساب می آید که البته سعی شده به دو صورت آنلاین و آفلاین در دسترس کاربران مربوطه قرار گیرد.

سامانه امداد نیز تاثیرات بسیاری در بهبود خدمت رسانی دارد به امداد افراد گمشده و اشیا گمشده می پردازد؛ این سامانه می تواند در راستای هدایت،  کاهش استرس زائران و افزایش رضایتمندی آنها اثرگذار باشد.

سامانه قربانی هم به مدیریت فرآیند عملیات قربانی می پردازد و نظم بخشی در این حوزه اجرایی از عملیات حج تمتع خواهد شد.

سامانه بودجه

با توجه به انتقال بخش بودجه به این اداره کل، این فرآیند نیز در حال مکانیزه شدن است و این مهم نیز بر اساس برنامه ریزی وعملکرد اجرایی خواهد شد.

گواهینامه امنیت شبکه ای و زیرساخت

یکی از بخش های مهمی است که در دست تهیه می باشد و در راستای استاندارد سازی و اخذ گواهینامه امنیتی مرتبط با امنیت شبکه تعریف می شود.

همچنین پروژه مستند سازی و ارتقا زیرساخت و شبکه سازمان نیز یکی از بحث های مستند سازی است و در حال نهایی شدن می باشد که این پروژه نیز با هدف ایمن سازی و امنیت شبکه انجام خواهد شد.

اجرای یکپارچه نمودن احراز هویت کاربران

افراد می توانند در این پروژه با یک کلمه کاربری و رمز عبور به تمامی دسترسی های مجاز خود دست یابند و ثمرات بسیاری در انجام امور را بدنبال دارد. و از تعدد ورود به سامانه ها جلوگیری و دسترسی آسان را میسر می گرداند.

** میز خدمت الکترونیکی یکی از مهمترین برنامه های سازمان

بروز رسانی و ارتقا این بخش آن با هماهنگی روابط عمومی سازمان

حج و زیارت به جهت ارائه خدمات حداکثری به زائران و تسهیل امور به همراه کاهش تردد حضوری متقاضیان انجام گرفته است.

میز خدمت الکترونیکی که شامل بخش های متعدد و مورد نیاز متقاضیان است به ارائه خدمات مکانیزه و برخط می پردازد که در حال اجرا و ارتقا است.

سامانه بازرسی و شکایات

این سامانه نیز موجب دقت در امور بازرسی و گزارش گیری و تحلیل موجود برای تصمیم گیری در جهت انجام امور و جلوگیری از مشکلات به همراه خدمت رسانی بهتر خواهد شد و در حال بروز رسانی و ارتقا قرار دارد.

سامانه سماح

سامانه سماح مرتبط با ثبت نام و اعزام زائران اربعین حسینی است و از سالهای گذشته به عنوان بستری برای ثبت نام و دریافت خدمات بیمه ای و .... در موسم اربعین فعال بوده که در فرصت پدید آمده به اصلاح و بروز رسانی آن مبادرت کرده ایم تا خدمت مناسب تر و رضایمندی بیشتری را در این زمینه شاهد باشیم.

سامانه جامع تغذیه و تدارکات

این سامانه که با مکانیزمی جدید در حال ارتقا و بروز رسانی می باشد، برای تسهیل امور کاربران طراحی شده تا گزارشات دقیقی از عملکرد اجرایی در این حوزه دریافت شود و برنامه ریزی لازم برای ارتقا امور خدمت رسانی در قبل، حین و بعد از عملیات انجام گیرد که این سامانه مهم برای دست اندرکاران مربوطه نیز در حال نهایی شدن است.

فراهم شدن امکان رای الکترونیکی برای کارگزاران

در راستای خدمت رسانی به جامعه هدف دیگر که کارگزاران زیارتی هستند نیز اقدامات شایسته ای در حوزه اداره کل دفتر طرح و برنامه و فناوری اطلاعات امنیت فضای مجازی سازمان حج و زیارت صورت گرفته که یکی از این اقدامات موضوع بروز رسانی و اصلاح سامانه کارگزاران بوده که امکاناتی برای تسهیل امور این عزیزان فراهم آمده است که یکی از این امکانات، ایجاد بستری برای رای الکترونیکی این عزیزان بوده است.

**بروز رسانی سند طرح تعالی حج را دنبال می کنیم

بخشی از وظایف این اداره کل در خصوص طرح ها و برنامه ریزی به جهت بهبود ارتقا وضعیت فعلی می باشد که سند طرح تعالی حج که در گذشته تهیه شده در حال حاضر در مرحله تهیه نرم افزار و بروز رسانی می باشد که این هم یکی از اقدامات موثر محسوب می شود.

در پایان باید تاکید کرد که پروژه ها و سامانه های معرفی شده فقط بخشی از اقدامات انجام شده است که این اقدامات ثمر بخش در ماههای اخیر و با تلاش کارشناسان امر و با همراهی دیگر واحدهای سازمان انجام گرفته و بدنبال این هستیم تا با تلاش هرچه بیشتر مسیر پیش رو را برای متقاضیان تسهیل کنیم و شاهد ارتقا خدمت و افزایش رضایتمندی آنها باشیم.